Apostillare un documento in Italia: scopri come (e dove) farlo e cosa occorre

L’apostille sulla traduzione (ovvero dopo il verbale di asseverazione) è necessaria quando la traduzione deve avere valore legale all’estero.

Nel contesto delle relazioni internazionali e della documentazione legale, il termine “apostillare” ricorre spesso, ma non sempre è chiaro a tutti cosa significhi effettivamente e quando sia necessario eseguire tale operazione.

In questo articolo, esamineremo in dettaglio cosa significa apostillare un documento, dove e come può essere fatto, e cosa occorre.

Cosa significa apostillare un documento?

L’apostille è un timbro che viene apposto da un ente governativo (in Italia da notai, Procura della Repubblica e Prefettura) di un Paese firmatario della Convenzione dell’Aja del 1961, che riconosce la qualità con cui opera il funzionario pubblico che ha sottoscritto il documento e l’autenticità della firma apposta su di esso.

Facciamo un esempio concreto.

Supponiamo che l’anagrafe norvegese abbia emesso un documento anagrafico.

Questo, per poter essere riconosciuto dall’anagrafe italiana, deve essere corredato di apostille (che deve essere apposta, appunto, dall’anagrafe norvegese).

Una volta che si dispone di tale documento occorrerà produrre la traduzione asseverata in lingua italiana dello stesso (traducendo anche l’apostille).

Ovviamente non è necessaria l’apostille sulla traduzione dato che l’asseverazione presso il tribunale italiano è già sufficiente per rendere la traduzione legalmente valida in Italia.

L’apostille sulla traduzione, invece, (ovvero dopo il verbale di asseverazione) è necessaria quando la traduzione deve avere valore legale all’estero. 

Ad esempio, la traduzione di un atto dall’italiano al norvegese deve essere asseverata e apostillata per essere legalmente valida in Norvegia.

Qual è la differenza tra apostillare un documento e postillare un documento?

Apostillare un documento o postillare un documento indicano praticamente la stessa cosa.

Questo perché i due termini sono sinonimi e quindi postilla e apostilla hanno lo stesso significato.

Dove si fa l’apostille in Italia e quali documenti possono essere apostillati?

Per apostillare un documento, è necessario che questo sia firmato da un pubblico ufficiale con firma depositata presso lo specifico ufficio del governo nel Paese che ha rilasciato il documento.

Di conseguenza, non si può apporre su un documento privato o non firmato. 

In Italia, sono sostanzialmente due gli enti preposti per apporre l’apostilla dell’Aja su un documento pubblico rilasciato da un’autorità italiana:

  1. La Prefettura
  2. La Procura della Repubblica

# 1 APOSTILLA PREFETTURA

Si apostillano in Prefettura i documenti rilasciati dai Comuni italiani, dalle Camere di Commercio, dalle Università pubbliche, dalle Scuole, dai Ministeri.

In generale, si può affermare che gli atti non emessi da autorità giudiziarie sono apostillati in Prefettura, mentre per gli atti giuridici è competente la Procura della Repubblica.

Ad esempio, in Prefettura si appone l’apostille sui seguenti documenti:

  • Certificati emessi dal Comune
  • Visure Camerali munite di firma olografa, rilasciate dalla Camera di
  • Commercio
  • Certificati di Laurea emessi dalle Università con firma del responsabile
  • Pagelle rilasciate da scuole pubbliche italiane (previa copia conforme all’originale)
  • Certificati emessi da un Ministero italiano

Affinché la Prefettura italiana possa procedere con l’apostillazione del documento è imprescindibile che sull’atto risulti la firma olografa (firma apposta su carta e non elettronica), e che a firmare l’atto sia stato un funzionario pubblico con firma depositata.

Inoltre, esiste un vincolo territoriale: è importante che ad apostillare un documento sia l’Ufficio Territoriale del Governo e cioè la Prefettura dello stesso territorio in cui è presente l’ente che ha rilasciato i documenti.

Ad esempio, su un certificato di nascita rilasciato dal Comune di Roma, la Prefettura di Milano non può apporre l’apostille; deve essere per forza la Prefettura di Roma ad applicarla perché è solo lì che la firma è riconosciuta.

Cosa bisogna fare se il certificato è rilasciato in una città lontana da dove si vive e non è comoda la Prefettura di quella città?

In quel caso, si può procedere a fare una copia conforme all’originale nella città dove si vive (in Comune o da un notaio) e poi portare la copia presso la Prefettura locale (Ufficio Territoriale del Governo) per l’apostille.

# 2 APOSTILLE PROCURA DELLA REPUBBLICA PRESSO IL TRIBUNALE

Per alcune tipologie di atti non è competente il Prefetto o l’Ufficio Territoriale del Governo, ma la Procura della Repubblica presso il Tribunale della città o della provincia in cui il certificato è rilasciato.

La Procura della Repubblica è competente per apostillare i seguenti documenti: 

  • Certificato del casellario
  • Certificato carichi pendenti
  • Atti sottoscritti da un funzionario del Tribunale
  • Atti notarili
  • Traduzioni asseverate

A quali traduzioni si applicano le apostille in Italia?

In Italia, l’apostille può essere applicata a traduzioni di documenti che richiedono un riconoscimento legale internazionale, ma ci sono alcuni aspetti che vanno tenuti in considerazione.

Ecco quando e come l’apostille si applica alle traduzioni in Italia:

# 1 Traduzioni eseguite da traduttori giurati

In Italia, le traduzioni di documenti ufficiali che devono essere utilizzati all’estero spesso necessitano di essere eseguite da un traduttore giurato o un traduttore certificato. Queste traduzioni, una volta completate, possono essere apostillate per attestarne l’autenticità.

# 2 Documenti pubblici originariamente in lingua italiana

Documenti pubblici italiani come atti notarili, certificati di stato civile, documenti giudiziari, ecc., che sono stati tradotti per l’uso all’estero, possono essere dotati di apostille. Questo processo autentica sia il documento originale italiano sia la traduzione giurata.

# 3 Traduzioni richieste da Paesi membri della Convenzione dell’Aia

Le traduzioni che richiedono un’apostille sono generalmente destinate all’uso nei Paesi membri della Convenzione dell’Aia. La procedura assicura che il documento tradotto sia legalmente valido e riconosciuto in tali Paesi.

# 4 Traduzioni di documenti per procedure legali internazionali 

Documenti tradotti per uso legale, come in casi di immigrazione, matrimoni internazionali, procedimenti giudiziari transfrontalieri, ecc., possono necessitare di un’apostille per garantire che la traduzione sia accettata come legittima all’estero.

È importante sottolineare che l’apostille non verifica la qualità della traduzione, ma autentica l’origine del documento e della firma del funzionario che ha firmato il verbale di asseverazione.

Pertanto, la scelta di un traduttore qualificato e riconosciuto è fondamentale per garantire l’accuratezza e la legittimità della traduzione stessa.

Timbro apostille: dove si fa e cosa attesta?

Il timbro apostille è un elemento chiave nel processo di legalizzazione internazionale dei documenti.

Capire dove ottenerlo e cosa attesta esattamente è fondamentale per chi ha bisogno di utilizzare documenti italiani all’estero o di portare documenti esteri in Italia.

Dove si ottiene l’apostille in Italia?

In Italia, il timbro apostille viene rilasciato dalla Procura della Repubblica presso il Tribunale

Ogni provincia ha un ufficio designato per l’emissione delle apostille. Il processo prevede la presentazione del documento originale che necessita dell’apostille stessa.

È importante verificare l’ufficio competente per il suo rilascio in base alla località e al tipo di documento.

Cosa attesta l’apostille?

L’apostille attesta l’autenticità della firma ed eventualmente l’identità del sigillo o del timbro apposto sul documento. In pratica, conferma che il funzionario che ha firmato o timbrato il documento aveva l’autorità per farlo e che il documento è quindi autentico ai fini legali internazionali.

Come apostillare un documento in Italia?

Apostillare un documento in Italia è un processo che segue una procedura ben definita. Se hai bisogno di apostillare un documento per l’uso internazionale, ecco i passaggi principali che devi seguire.

# 1 Verifica della necessità dell’apostille 

Prima di tutto, assicurati che il documento in questione richieda effettivamente un’apostille. 

# 2 Preparazione del documento

Assicurati che il documento sia completo e in forma originale. Se si tratta di una traduzione, questa deve essere eseguita da un traduttore giurato.

# 3 Identifica l’ufficio competente

In Italia, l’apostille viene rilasciata dalla Procura della Repubblica presso il Tribunale competente per il luogo in cui il documento è stato emesso. Ogni provincia ha il proprio ufficio preposto.

# 4 Presentazione del documento

Recati personalmente o invia il documento all’ufficio competente. In alcuni casi, è possibile che siano richiesti moduli aggiuntivi o dettagli specifici riguardo al documento.

# 5 Pagamento delle tasse

Potrebbe essere richiesto il pagamento di una tassa per l’apostille. Le tariffe possono variare a seconda del tipo di documento e dell’ufficio competente.

# 6 Ricezione dell’apostille

L’ufficio procederà con l’apposizione dell’apostille sul documento o su un foglio ad esso allegato. Questo processo può richiedere da pochi giorni a una settimana, a seconda dell’ufficio e della mole di lavoro.

# 7 Verifica del documento apostillato

Una volta ricevuto il documento con l’apostille, è consigliabile verificare che tutte le informazioni siano corrette e che l’apostille sia stata apposta in modo conforme.

Timbro apostille: quali Paesi lo richiedono?

Il timbro apostille è richiesto e riconosciuto dai Paesi che hanno aderito alla Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961, nota come la Convenzione sull’abolizione della richiesta di legalizzazione per i documenti pubblici stranieri. 

Questa convenzione ha semplificato il processo di autenticazione dei documenti utilizzati a livello internazionale, eliminando la necessità di una catena di legalizzazioni. 

Attualmente, più di 100 Paesi sono membri della Convenzione dell’Aia. Tra questi abbiamo la maggior parte dei Paesi europei, gli Stati Uniti, l’Australia, l’India, il Giappone, e molti Paesi dell’America Latina e dell’Africa.

Per quanto concerne invece i Paesi che non hanno aderito alla Convenzione dell’Aia, essi non riconoscono l’apostille come valido strumento di legalizzazione. 

In questi Paesi, dunque, i documenti richiedono ancora la legalizzazione tradizionale tramite le ambasciate o i consolati.

Apostillare un documento: che ruolo ha il traduttore giurato?

Quando si tratta di apostillare un documento, il ruolo del traduttore giurato diventa fondamentale, in particolare se parliamo di documenti che devono essere presentati all’estero in una lingua diversa dall’originale

Ecco come un traduttore giurato contribuisce a questo processo:

# 1 Traduzione autenticata

Il traduttore giurato fornisce una traduzione autenticata del documento originale. Questo significa che oltre a tradurre il contenuto, il traduttore attesta formalmente l’accuratezza della traduzione. La sua firma e il suo timbro forniscono un livello di autenticazione che è essenziale per l’apostillazione.

# 2 Riconoscimento internazionale

Perché un documento tradotto sia riconosciuto in un Paese straniero, spesso non basta una semplice traduzione. Quest’ultima deve essere eseguita da un professionista riconosciuto, come un traduttore giurato, e poi apostillata per assicurare il suo riconoscimento legale a livello internazionale.

# 3 Processo di apostillazione

Dopo che il traduttore giurato ha completato la traduzione, il documento può essere presentato all’ufficio competente per l’apposizione dell’apostille. In alcuni casi, l’apostille viene applicata direttamente sul documento tradotto, attestando così l’autenticità della firma del traduttore.

# 4 Ruolo consultivo

I traduttori giurati, grazie alla loro esperienza in ambito legale e internazionale, possono anche fornire consulenza sul processo di apostillazione, aiutando i clienti a navigare nella procedura e ad assicurare che tutti i passaggi siano seguiti correttamente.

# 5 Garanzia di qualità e conformità

Un traduttore giurato garantisce che la traduzione sia non solo fedele all’originale, ma anche conforme ai requisiti legali del Paese in cui il documento sarà utilizzato. Questo aspetto è particolarmente importante per documenti legali, accademici e amministrativi.

Come vedi, quindi, il traduttore giurato svolge un ruolo fondamentale nell’apostillare documenti destinati all’uso internazionale.

Egli, infatti, garantisce che la traduzione sia accurata, autenticata e legalmente valida nei Paesi che richiedono l’apostille.

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