Traduzione e legalizzazione dei documenti: cosa significa? Chi può farla?

La traduzione di un documento può avvenire secondo tre modalità in base alle singole esigenze:

  1. traduzione certificata;
  2. traduzione asseverata o giurata;
  3. traduzione legalizzata o apostillata.

Il tipo di traduzione dipende dall’utilizzo che si deve fare della stessa o dalle prescrizioni poste dall’ente (solitamente pubblico come Camera di Commercio, PRA, tribunale, ecc) al quale la traduzione deve essere presentata. La scelta in genere è vincolata alla domanda del richiedente come l’ente di riferimento, il Ministero o chi di competenza.

Non tutti i traduttori sono in grado di fornire tutte e tre le tipologie di traduzione: per asservare o legalizzare un documento bisogna essere in possesso di alcune qualifiche.

Tuttavia, alcuni tribunali richiedono obbligatoriamente l’iscrizione al registro dei CTU – Consulente Tecnico d’Ufficio e relativa iscrizione alla Camera di Commercio per poter effettuare l’asseverazione. 

Durante le consulenze con i miei clienti noto spesso molta disinformazione riguardo a tematiche come certificazione, asservazione o legalizzazione delle traduzioni: in questo articolo cercherò di approfondire le tematiche in modo da informare in maniera consapevole e rispondere a vari quesiti che ricevo giornalmente.

Come funziona la legalizzazione dei documenti per l’estero?

Quando un documento deve essere utilizzato all’estero in alcuni casi occorre legalizzarlo. Tale procedura non riguarda solo la traduzione: è il documento originale che va prima di tutto legalizzato.

Se ad esempio siamo in possesso di un atto notarile italiano che ha bisogno di essere utilizzato all’estero probabilmente bisognerà prima legalizzare l’atto in italiano e dopo averlo tradotto è possibile che venga richiesta la legalizzazione anche sulla traduzione.

In ambito traduzione la legalizzazione di un documento consiste nell’attestazione legale dell’autorità che ha apposto la propria firma su un documento tradotto nonché dell’autenticità della firma stessa. 

È un’ulteriore convalida che attesta la provenienza del testo e la firma di chi lo ha tradotto e si tratta di uno step successivo all’asservazione.

La procedura di legalizzazione dei documenti è stata semplificata di molto grazie alla Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961 che ha ridotto le tempistiche e le procedure necessarie alla legalizzazione inserendo l’Apostille, un timbro speciale che attesta l’autenticità di un documento e la qualità legale di chi ha firmato il verbale nel momento dell’asservazione.

Dove tradurre e legalizzare un documento?

La legalizzazione di un documento può essere effettuata in vari uffici a seconda dell’entità del documento stesso.

I certificati rilasciati dal Comune, dalla Camera di Commercio o dall’università si legalizzano in Prefettura.

I documenti o gli atti legali rilasciati da un ufficiale giudiziario (Cancelliere di un tribunale, Procura della Repubblica o notaio) si legalizzano presso la Procura della Repubblica.

Vi è l’obbligo di territorialità: un documento può essere legalizzato in uffici dello stesso territorio. Quindi ad esempio un certificato di laurea rilasciato a Lecce andrà legalizzato presso l’ufficio di competenza di Lecce.

Se ciò non fosse possibile è necessario creare una copia conforme del documento presso un notaio o presso il Comune della stessa città in cui si intende legalizzare il documento.

Cosa significa traduzione certificata dei documenti?

La traduzione certificata non va mai confusa con una traduzione asseverata o legalizzata.

Una traduzione risulta certificata quando il traduttore scrive di suo pugno una dichiarazione che attesti la conformità della traduzione rispetto all’originale.

Una traduzione certificata è, per così dire, una traduzione standard, adatta a richieste più informali.

Per evitare di incorrere in errori che possono rallentare l’iter burocratico è sempre opportuno chiedere delle informazioni precise da parte del richiedente della traduzione che dovrà quindi specificare quale tipologia di traduzione necessiti.

Che differenza c’è tra documento legalizzato e asseverato?

Una traduzione asseverata (o giurata) conferisce al testo tradotto la stessa validità legale rispetto al documento originale.

Viene spesso richiesta in ambito medico, fiscale, assicurativo, scolastico, notarile e simili ed è una procedura della quale si occupa esclusivamente il traduttore.

Il processo di asseverazione segue vari passaggi: una volta terminata la traduzione e composto il plico il traduttore si reca presso un giudice di pace o una cancelleria della volontaria giurisdizione che procede ad asseverare il documento corredandolo delle marche da bollo necessarie. 

Una traduzione asseverata è deve presentare:

  • timbri di congiunzione tra le pagine;
  • pagine numerate;
  • marche da bollo (una marca da 16€ ogni 100 righe di traduzione.

Ogni plico invece contiene:

  • il testo originale;
  • la traduzione asseverata;
  • il verbale di asseverazione. 

Grazie all’asseverazione la traduzione otterrà lo stesso valore legale del documento originale e sul traduttore ricadrà la responsabilità civile e penale dell’operato.

Diverso è il discorso per le traduzioni legalizzate. La legalizzazione è un’ulteriore conferma dell’autenticità del documento e si effettua solo dopo l’asseverazione.

La legalizzazione di una traduzione viene effettuata direttamente dal traduttore che si reca presso l’ufficio di competenza e fa apporre  il timbro di apostille che attesta l’autenticità della firma apposta dal funzionario giudiziario nel verbale di asseverazione.

Un documento legalizzato in tale modo ha piena valenza anche all’estero.

Certificare, asseverare o legalizzare un documento sono quindi tre modalità differenti di ottenere una traduzione.

Ribadisco ancora una volta l’importanza di chiedere al richiedente della traduzione in quale modalità bisogna presentare il documento tradotto per evitare di incorrere in spiacevoli problemi burocratici.

Durante la mia carriera mi è capitato di dover contattare di persona gli enti richiedenti per valutare quale tipologia di traduzione richiedessero.

Da ciò è facile evincere come il compito di un traduttore professionista non sia solo legato alla mera traduzione di un testo: occorrono sapienza ed esperienza che riescano ad aiutare ogni cliente al meglio.

Mi chiamo Pierangelo Sassi e sono un traduttore con 24 anni di esperienza alle spalle. Offro servizi di traduzione certificata, giurata o legalizzata in brevi tempi di consegna e nel pieno rispetto della privacy dei dati sensibili.

Ogni traduzione viene inviata via corriere tracciabile sotto forma di plico. Inoltre una volta terminato il lavoro invio sempre tramite mail la traduzione completa in formato PDF in modo che ogni cliente possa consultare la traduzione quanto prima abbattendo i tempi di spedizione.

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